Este novo artigo da G&F Consultores busca analisar um importante KPI (Key Process Indicator – indicador chave de processo) a ser considerado na área de Compras de qualquer organização, e, por ter um impacto direto em todos os gastos, deve ser considerado como uma verdadeira redução de custos e, consequentemente, aumento nos lucros da mesma.
A definição de “savings” na área de Compras deve ser compreendida como uma “economia gerada em uma negociação”, e, primariamente, deve ser entendida e baseada na diferença entre o preço anterior pago e o preço novo pago. Em termos mais técnicos, “savings” é uma “redução de custo mensurável, ou criação de valor resultante de ações específicas relacionadas a gastos de terceiros”. E pode ser medido em valores ou percentualmente.
Sabemos, também, que além deste critério, existem vários outros tão quão importantes no processo de trazer resultados nas negociações no setor de Compras. Porém focaremos neste artigo em detalhar um pouco mais o critério de “savings”.
Podemos começar afirmando que “savings” não é simplesmente calcular esta diferença conforme citada acima, mas sim, considerar também os diversos cenários possíveis em que o fato ocorre, e, para cada caso, requer-se uma metodologia diferente de análise e cálculo.
Os cenários que aqui apresentaremos podem ser avaliados diferentemente em algumas organizações em que o critério é utilizado, e até mesmo na avaliação de performance dos analistas de compras, porém o importante é entender que o esforço criado pelo comprador pode e deve ser mensurado.
Possíveis cenários a serem analisados:
1. Quando o volume negociado não se altera (mesmo consumo anterior):
Simplesmente é a diferença de valor pago entre o preço negociado e o preço pago anteriormente (baseline), multiplicado pelo volume negociado.
Quando temos histórico de múltiplas compras o baseline para comparação também poderá ser definido como uma média dos últimos 3 meses, expurgando valores distante da média.
Em casos em que a inflação tenha algum impacto, deve-se corrigir o preço pago anteriormente até a data da nova compra, para se ter uma comparação mais adequada.
2. Quando o volume negociado é diferente do anterior:
A economia é a diferença entre o custo anterior (corrigido pela inflação, se for necessário) e o novo custo, multiplicado pelo novo consumo definido na negociação.
3. Quando não se tem o histórico de compras e existem múltiplas propostas:
Neste caso a economia é baseada no preço médio da oferta (este preço médio representa o custo do mercado). O fornecedor selecionado provavelmente oferecerá menos do que esse preço médio, e a economia (savings) será a diferença entre a oferta selecionada e o preço médio das ofertas, multiplicado pelo volume comprado.
4. Quando não se tem o histórico de compras ou contrato e apenas um único fornecedor:
Como o preço médio de ofertas não pode ser usado neste caso, existem algumas alternativas (sempre multiplicando pelo volume a ser comprado):
a) Savings baseado na proposta inicial;
b) Savings baseado em um estudo de mercado para compras semelhantes.
c) Savings baseado no custo inicial estimado ou o orçamento (caso exista);
d) Savings baseado na proposta inicial, ou na lista de preços do fornecedor;
e) Savings baseado em estudo de mercado para compras similares.
5. Iniciativas do comprador (prevenção de custos):
a) No caso de um usuário/gestor final apresentar um projeto com estimativas de custos (budget), e desejar usar isso como base para processar um pedido, o comprador poderá identificar algumas oportunidades para reduzir estes custos. Caso o comprador consiga outras opções, a economia será a diferença entre o custo inicial proposto pelo usuário/gestor e o preço final da oferta obtida pelo comprador;
b) No caso em que negociações do comprador resultarem em redução do valor de faturas ou redução de custo de extras cobrados, a economia será o total do valor reduzido/recuperado.
Algumas diretrizes também são importantes e devem ser consideradas para estes processos:
Economia gerada (“savings”), deve ser alocada aos anos em que são aplicáveis no contrato, e deve ser repartida uniformemente ao longo da duração do mesmo, desde a data de implementação até o seu final.
Descontos por pagamentos adiantados também devem ser considerados.
Descontos por volume fazem parte da negociação das propostas recebidas dos potenciais fornecedores. A economia incluirá descontos por volume antecipados com base no nível projetado de negócios com o fornecedor. Quando os créditos de descontos por volume são recebidos, devemos avaliar a diferença entre o desconto esperado (desde a primeira análise efetuada) e o valor real do crédito.
Economia baseada no custo total de propriedade (TCO): sempre que possível, fazer esta avaliação de “savings” considerando o TCO. Exemplo: em casos em que ocorram uma substituição de tecnologia, a economia poderá ser o custo da nova tecnologia menos o custo da antiga.
Despesas de capital (CAPEX) e despesas não rotineiras também podem ser rastreadas e relatadas, vindo dessa forma a contribuir com o processo.
Evidentemente, há vários outros tipos de savings a serem considerados em um processo complexo dentro desta metodologia, e que são também importantes atividades de negociações executadas pela área de Compras, as quais não iremos detalhar aqui: reduções de prazos, extensões no prazo médio de pagamento (PMP), negociações de reajustes, rebates, garantias, reduções de inventários...
Importante: para garantir que a economia seja transportada por muitos anos, são recomendados contratos acima de 1 ano. Estes contratos, com ajustes de preço anuais, são preferíveis aos contratos de um ano para garantir o relato dos ganhos por um período de tempo mais longo. Caso contrário, obteremos ganhos em um curto período de contrato e, se os preços forem mantidos após o período do contrato, não podemos obter o crédito pela economia após a data de vencimento do mesmo.
A implantação desta metodologia requer um grupo focado com gestão do processo e um sistema próprio para garantir a contabilização destas economias, possibilitando reportes e análise da performance dos compradores, bem como o alinhamento fundamental entre a área de Compras e Finanças deve ser buscado desde o início do processo, para que os resultados sejam devidamente reconhecidos.
Dessa forma, sua empresa se beneficiará de um processo lógico, com o envolvimento de diversas áreas (e suas respectivas competências), visando melhorias no controle e gestão da cadeia de Supply Chain, e por consequência, em todo o planejamento da empresa, maximizando os resultados finais desejados e esperados.
A G&F Consultores está a disposição para estudos de implantação desta metodologia em nossos clientes.
Belo Horizonte, 15 de junho de 2021
Adalberto Oliveira – Consultor Sênior Átila Gomes – Consultor Sênior
