O TRIPÉ DO SUCESSO EM COMPRAS CORPORATIVAS – ARTIGO 2 de 4

MACRO ETAPA 1 - PLANEJAMENTO E ESCOPO

Nesta continuação dos artigos sobre o tripé do sucesso em compras corporativas, vamos detalhar a macro etapa “Planejamento e Escopo”, onde o processo é iniciado.

Aqui o usuário especifica o “produto” que precisa e planeja quando, como e onde irá receber. Por “produto” devemos entender qualquer serviço, sobressalente, insumo, matéria prima ou material indireto a ser comprado. No “Planejamento” o usuário também deve buscar as verbas necessárias para pagar pelo produto.

Objetivos da macro etapa “Planejamento e escopo”

Especificar o produto correto:

• Parece simples, mas não é. Por especificação correta devemos entender aquela que atende as necessidades da empresa sem falta ou excesso, de quantidade e qualidade. É muito comum nos depararmos com especificações incompletas, obscuras ou até mesmo com atributos desnecessários. Alguns erros na especificação podem ser intencionais, com o intuito de cometer alguma fraude, podendo ser detalhadas a ponto de direcionar a compra a um determinado fornecedor, indicando a fraude;

• Em compras de serviços, os pontos de atenção são para o detalhamento do objeto, dos resultados esperados, da forma de remuneração e das responsabilidades de fornecimento de ambas as partes. Os SLAs (Service Level Agreement) são definidos nesta etapa e devem refletir os resultados esperados. Além de especificar exatamente o que se necessita, o usuário deve ficar atento a como deseja medir e remunerar os serviços, pois isto implica em facilitar ou não a gestão do contrato lá na frente. Por exemplo, devemos dar preferência a remunerar o fornecedor por serviço executado e não por disponibilidade de recursos como homem-hora ou hora-máquina.

• OBSERVAÇÃO: a G&F Consultores possui uma ferramenta de fácil acesso que conduz os usuários na elaboração de uma especificação técnica de serviços correta e completa. Entre em contato conosco para conhecer a assistente CRIS (Criação de Requisições Inteligente de Serviços);

• Para as compras de sobressalentes, a descrição completa conforme PDM (Padrão de Descrição de Materiais) e o saneamento do cadastro de materiais são essenciais pois agilizam as compras, reduzem erros de interpretação por parte dos fornecedores, facilitam o recebimento e eliminam estoques duplicados. Outra vantagem da descrição correta e completa é permitir que a área de Compras faça a prospecção de fornecedores e não fique limitada a apenas um fornecedor, como exemplo, descrições que possuem apenas o “part number” (código padronizado de identificação de componente – criado pelo fabricante) de um determinado fornecedor;

• Para as compras de outros materiais, como indiretos e insumos, o grande ponto de atenção, além da descrição completa e correta, é a escolha do produto mais adequado às necessidades da empresa. Aqui o usuário deve determinar com precisão qual é o produto de melhor custo x benefício;

• O usuário também pode sugerir fornecedores a serem cotados, bloquear alguns fornecedores que ele acha que não devem ser cotados e/ou exigir um fornecedor exclusivo. A observação importante é que as indicações ou exigências devem estar fundamentadas por justificativas técnicas plausíveis, explícitas e anexadas à Requisição de Compras.

Planejar o recebimento e da verba necessária:

• O usuário precisa determinar quando quer receber o produto. Aqui ele deve ser assertivo e fazê-lo com a devida antecedência para permitir que a área de Compras execute a cotação, a negociação e o fechamento do contrato em tempo hábil, sem atropelos. Sabemos que demandas urgentes podem ocorrer, mas elas devem ser tecnicamente justificáveis onde o prazo necessário para uma compra normal levará a prejuízos maiores para a empresa. É uma boa prática a “gestão das emergências”, onde o usuário trabalha para reduzi-las a um nível cada vez menor;

• Determinar como receber e onde receber também é uma responsabilidade do usuário e faz parte do processo de planejamento;

• Por fim cabe ao usuário buscar as verbas necessárias para pagar pelo produto desejado.

Aprovar o planejamento e escopo:

• Após a especificação do escopo e o planejamento do recebimento e pagamento, cabe aos superiores da estrutura organizacional do usuário aprovar a demanda antes de encaminhá-la a área de Compras. Esta aprovação deve conter alçadas cumulativas e variáveis conforme o valor do produto a ser comprado, seguindo a cultura e governança da empresa;

• Quem aprova deve estar atento à especificação do produto sem falta ou excesso, aos prazos, indicações de fornecedores exclusivos, solicitações de urgências e a verba para pagamento;

• Esta aprovação do planejamento e escopo é um primeiro filtro para conter desperdícios ou fraudes, e os aprovadores devem estar treinados a fazê-lo de maneira correta e atenta.

O planejamento e a especificação correta do que se deseja comprar é um primeiro passo para o sucesso em Compras, e permitirá que as próximas etapas sejam executadas com maior assertividade e produtividade.

Autores: Átila Gomes e Adalberto Oliveira