Nesta série de quatro artigos vamos abordar o sucesso em compras corporativas. Existem muitas publicações na internet, livros e cursos sobre o assunto, mas aqui iremos olhar para a questão sob um ponto de vista diferente, partindo de uma visão mais ampla do processo, que vai da requisição ao pagamento e depois detalhando cada uma das macro etapas nos próximos artigos.
Quando perguntamos para um leigo o que ele entende por um sucesso em compras corporativas, provavelmente ele vai responder que é a “compra pelo menor preço possível e o recebimento do produto conforme pedido”. De fato, este ponto é importante e faz parte de uma compra bem-feita, mas não é só isso.
Podemos então ir mais a fundo e dizer que uma compra bem-feita é aquela que você “recebe o produto especificado, no tempo correto e no preço de mercado”. Esta é uma definição mais abrangente, mas também não é completa, porque você pode especificar um produto não adequado às necessidades da empresa, ou seja, você vai receber o produto especificado, mas não o mais adequado.
Uma visão mais holística do sucesso em compras seria então: “receber o produto mais adequado possível para as necessidades da empresa, no prazo correto, com o menor preço possível e sem geração de passivos”. Esta definição é mais abrangente e vai além do pagamento, garantindo que não haverá passivos após a entrega final.
Para atingir este sucesso precisamos de uma série de cuidados e controles, que vão do planejamento e especificação do produto a ser comprado, passando pela negociação e fechamento do contrato, até a gestão da entrega e pagamento ao fornecedor.
Para melhor ilustrar vamos dividir uma compra corporativa em 3 macro etapas:
1 - PLANEJAMENTO E ESCOPO
Planejamento da compra
Especificação técnica
Requisição de Compras
2 - CONTRATAÇÃO
Seleção do fornecedor
Negociação comercial
Elaboração do contrato
3 - RECEBIMENTO E GESTÃO DO CONTRATO
Inspeção de recebimento
Pagamento
Avaliação do fornecedor
Definindo as macros etapas do processo de compras corporativas, temos:
1 – PLANEJAMENTO E ESCOPO
Esta primeira macro etapa é de responsabilidade de quem utiliza o produto, ou seja, o usuário interno, normalmente conhecido como “requisitante”. Por produto entende-se qualquer material, serviço, equipamento ou insumo a ser comprado.
O principal objetivo aqui é planejar as necessidades com a antecedência necessária e especificar corretamente o produto. O planejamento correto irá permitir uma compra normal, sem urgências e atropelos. A especificação correta permitirá receber o produto mais adequado à necessidade da empresa, otimizando a relação custo x benefício.
2 – CONTRATAÇÃO
Macro etapa de responsabilidade da área de Compras. Seu desafio é escolher o melhor fornecedor e negociar as condições mais vantajosas para a empresa, levando em consideração os aspectos comerciais e técnicos.
A segurança jurídica, através de um contrato bem redigido que reflete exatamente o que foi acordado com o fornecedor, é também um objetivo desta macro etapa.
Outro objetivo não menos importante é o tempo gasto entre o recebimento da demanda do usuário interno (escopo) e a autorização do fornecimento ao fornecedor contratado. É o que chamamos de “lead time de compras”. Este tempo, somado ao tempo de fornecimento, tem que ser suficiente para atender a demanda da empresa.
3 – RECEBIMENTO E GESTÃO DO CONTRATO
Nesta última macro etapa a empresa precisa garantir que está recebendo o produto comprado no prazo e nas condições negociadas e sem a geração de passivos.
Após garantidas as condições de recebimento, a empresa deve efetuar o pagamento ao fornecedor, também nas condições negociadas na macro etapa anterior.
A avaliação do fornecedor conclui a macro etapa, realimentando o processo de compras e estimulando a melhoria de desempenho de toda a cadeia.
Paralelamente a estas atividades do fluxo básico de compras, temos as ferramentas de apoio, sejam elas tecnológicas ou de gestão:
TI
Os softwares utilizados pela área de Compras contribuem para a celeridade e segurança do processo. Auxilia no cumprimento do procedimento definido pela empresa e na manutenção dos registros de cada operação para futuras verificações em auditoria – contribuindo também para o compliance.
Os principais softwares utilizados nas compras corporativas são os ERP’s (Enterprise Resource Planning), que integram as compras com as demais áreas como operações, contabilidade e contas a pagar, os “e-Procurement” que possuem funcionalidades específicas para a área de Compras e outros softwares específicos, que visam facilitar a integração inclusive com outras áreas- exemplo: área jurídica da organização.
AUDITORIAS
Auditorias internas e externas são ferramentas que verificam a conformidade das 3 macros etapas. Elas precisam ser periódicas, independentes e específicas.
APOIO DE OUTRAS ÁREAS
O processo de compras necessita também do apoio de outras áreas da empresa como o Jurídico, o Compliance Office, a Segurança do Trabalho, dentre outras.
Cada uma destas áreas pode contribuir com assessoria ao processo ou assumindo responsabilidades de execução em alguma etapa.
A segregação de função é importante para garantia do compliance e redução de fraudes. Quem requisita não deve comprar, quem compra não deve receber e quem recebe não deve pagar.
O zelo pelo cumprimento correto das macros etapas garante o sucesso nas compras.
Nos próximos artigos vamos detalhar mais cada uma destas 3 macros etapas.
Autores: Átila Gomes e Adalberto Oliveira
