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O que a área de Compras precisa fazer diante da pandemia de COVID-19

Este artigo não é exaustivo, portanto quem quiser contribuir, fique a vontade, será muito bem vindo.


Durante esta crise gerada pela pandemia de COVID-19 tenho conversado com muitos executivos da área de Suprimentos, assistido lives e lido artigos sobre os impactos na cadeia de Suprimentos.


Resolvi então dar uma contribuição, relacionando, de forma não exaustiva, as ações que precisam ser tomadas.


Entendo também que Compras tem muito a contribuir neste momento e mostrar seu valor diante os gestores das empresas.


Embora a maioria das empresas estão sendo afetadas negativamente, cada uma tem suas próprias características e estão sendo afetadas em intensidade e formas diferentes:


SAÚDE DOS EMPREGADOS:


  • Proteção para a não contaminação de empregados próprios e terceiros.

  • Para aqueles que podem trabalhar em home office, dar as instruções e condições necessárias.

  • Para os que trabalham em campo, instrução e fornecimento de EPIs adicionais específicos contra contaminação.

COMITÊ DE CRISE:


  • Criação de comitê de crise para Suprimentos. Além de participar de outros comitês, a área de Suprimentos precisa ter um comitê com a agenda voltada para a cadeia de fornecimento.

  • Envolvimento do Jurídico para orientações sobre mudanças da legislação e sobre renegociações de contratos existentes.

COMUNICAÇÃO:


  • Atenção especial a comunicação tanto com o público interno quanto com os fornecedores.

  • Comunicação mais frequente e adaptada ao distanciamento social.

FLUXO DE CAIXA DA EMPRESA: 


  • Gestão do caixa com atenção especial ao curto prazo.

  • Conhecimento dos benefícios que o governo e bancos estão disponibilizando para as empresas e pessoas físicas como por exemplo as “Medidas Provisórias 936 e 944 para Manutenção do Emprego e da Renda”. Utilização destes benefícios sempre que possível e necessário, inclusive para os fornecedores.

  • Adiamento de compras e gastos não essenciais.

  • Negociação para adiamento de alguns pagamentos, principalmente para fornecedores maiores.

  • Reavaliação da política de estoques para adaptá-la ao novo cenário de fornecimento e a realidade operacional da empresa.

GARANTIA DO ABASTECIMENTO:


  • Atualização da “Matriz Kraljic” associada a “Gestão de Riscos” e “Forças de Porter” para priorizar os fornecedores a serem acionados.

  • Atenção ao caixa dos fornecedores menores e com maior dependência financeira. Antecipação de pagamentos ou até mesmo compras de oportunidade.

  • Atenção a logística e transporte. Embora todos os modais sofreram redução de demanda, alguns problemas específicos podem aparecer como falta de apoio aos caminhoneiros nas estradas, restrição de acesso a algumas cidades, barreiras sanitárias e outros.

  • Atenção as cadeias de fornecimento global. Há países com lockdown completo e outros com paralisação de indústrias.

  • Renegociação imediata de contratos impactados pelo câmbio e pelas commodities. Tanto para aumento como para redução de preços.

  • Monitoramento dos fornecedores estratégicos e críticos com foco na garantia de fornecimento e comportamento dos preços no médio e longo prazo. Importante ir mais além na cadeia, conversando com os fornecedores e entendendo quais são suas dificuldades e como eles estão gerenciando seus fornecedores.

  • Preparação para renegociação de contratos – talvez seja necessário flexibilizar algumas regras de Compras para permitir por exemplo: reduzir preço temporariamente e em contrapartida estender o prazo do contrato, interromper o fornecimento por um determinado momento e manter um pagamento mínimo, dentre outros.

  • Aqui vale ressaltar um cuidado especial com o baseline. A redução de preços neste período não necessariamente será mantida após o término da crise. Importante outras áreas da empresa estarem cientes disto, como Financeiro e os próprios usuários internos.

AÇÕES SOCIAIS:


  • Redirecionamento de algumas compras para fornecedores locais para ajudar comunidades carentes.

  • Substituição ou postergação de compras de EPIs utilizados no serviço médico como por exemplo máscaras N95.

  • Doações para ONGs e empresas envolvidas no apoio aos mais carentes e impactados pela crise.

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